Mengadakan acara, baik itu seminar, konser, maupun gathering perusahaan, tentu butuh persiapan yang matang. Salah satu langkah penting adalah memilih event organizer (EO) yang tepat. Namun, sayangnya masih banyak orang yang keliru dalam memilih EO, sehingga acara yang diharapkan berjalan sempurna malah berakhir berantakan.
Supaya kamu tidak mengalami hal yang sama, berikut adalah lima kesalahan fatal saat memilih event organizer yang wajib kamu hindari. Nomor tiga bahkan sering banget terjadi tanpa disadari!
1. Tidak Mengecek Rekam Jejak dan Portofolio EO
Banyak orang langsung memutuskan memilih EO hanya berdasarkan rekomendasi singkat tanpa mengecek rekam jejaknya. Padahal, portofolio dan testimoni klien sebelumnya adalah cermin kualitas layanan EO tersebut. Melihat proyek yang pernah mereka tangani akan memberi gambaran bagaimana mereka bekerja dan apakah sesuai dengan standar acaramu.
Dengan begitu, kamu bisa memastikan EO tersebut memang memiliki pengalaman di bidang yang relevan dengan jenis acara yang kamu rencanakan.
2. Fokus Hanya pada Harga Termurah
Siapa sih yang tidak tergiur dengan harga murah? Tapi terlalu fokus pada biaya bisa menjadi bumerang. Event organizer yang menawarkan harga terlalu rendah kadang mengorbankan kualitas layanan, tim, atau peralatan. Hasilnya, acara tidak berjalan mulus sesuai ekspektasi.
Lebih baik bandingkan harga dengan layanan yang diberikan. Perhatikan detail paket yang mereka tawarkan agar kamu tahu persis apa yang kamu dapatkan.
3. Tidak Menjelaskan Kebutuhan Acara Secara Detail
Ini dia kesalahan yang paling sering terjadi. Banyak klien menyerahkan sepenuhnya urusan acara ke EO tanpa menjelaskan detail kebutuhan acara. Padahal, semakin jelas brief yang kamu berikan, semakin tepat EO merancang konsep dan pelaksanaan.
Misalnya, berapa jumlah peserta, tema acara, target audiens, atau atmosfer yang diinginkan. Informasi lengkap akan membuat EO lebih mudah menyesuaikan strategi, anggaran, dan tim yang dibutuhkan.
4. Mengabaikan Komunikasi dan Responsivitas
Komunikasi adalah kunci sukses acara. Kalau sejak awal EO susah dihubungi, lama membalas pesan, atau sering berubah-ubah janji meeting, itu pertanda kurang baik. Respons yang lambat bisa berdampak besar pada koordinasi, terutama saat mendekati hari-H.
Pilih EO yang komunikatif, responsif, dan proaktif. Dengan begitu, kamu lebih tenang karena segala progres bisa dipantau secara real-time.
5. Tidak Mengecek Tim dan Vendor Pendukung
Banyak klien hanya berinteraksi dengan satu PIC EO tanpa tahu siapa saja tim pendukung di balik layar. Padahal, kesuksesan acara bergantung pada kru, vendor, dan teknisi yang bekerja sama dengan EO tersebut.
Mintalah daftar tim atau vendor yang akan terlibat. Dengan begitu, kamu bisa menilai apakah EO punya sumber daya yang solid dan terpercaya. Ini penting terutama untuk acara besar yang melibatkan banyak aspek teknis seperti panggung, lighting, dan sound system.
Kesimpulan
Memilih event organizer yang tepat memang butuh ketelitian. Dengan menghindari lima kesalahan fatal di atas—mulai dari tidak mengecek portofolio hingga mengabaikan komunikasi—acaramu berpeluang besar berjalan sukses sesuai harapan.
Kalau kamu sedang mencari EO profesional yang terbukti andal dan kreatif, kunjungi Magenta sekarang juga. Temukan layanan lengkap untuk mendukung acaramu agar lebih berkesan dan berjalan lancar tanpa drama.
