Cara buat tanda tangan digital untuk laporan harian proyek dimulai dari mengunggah dokumen PDF ke layanan e signature. Pelaksana dan pengawas kemudian menandatangani sesuai urutan, lalu sistem mencatat waktu serta identitas penanda tangan.
Laporan Harian yang Menunggu Tanda Tangan Basah
Bayangkan pelaksana lapangan di proyek gedung bertingkat. Laporan harian selesai pukul lima sore. Pengawas baru bisa membubuhkan tanda tangan basah keesokan harinya. Akibatnya, rekap progres mingguan ikut tertahan.
Laporan harian biasanya memuat cuaca, jumlah tenaga kerja, material masuk, dan progres pekerjaan. Dokumen ini dapat menjadi rujukan saat terjadi selisih progres atau klaim keterlambatan. Tanpa catatan yang rapi, penelusuran ulang kegiatan harian menyita waktu tim.
Syarat Sah Tanda Tangan Elektronik di Indonesia
Pasal 11 UU ITE menyatakan tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum yang sah bila memenuhi persyaratan tertentu. Data pembuatannya hanya terkait dengan penanda tangan dan berada dalam kuasanya. Perubahan setelah penandatanganan juga harus dapat diketahui.
PP 71 Tahun 2019 membagi tanda tangan elektronik menjadi tersertifikasi dan tidak tersertifikasi. Jenis tersertifikasi dibuat lewat penyelenggara sertifikasi elektronik. Jenis tidak tersertifikasi tetap diakui sepanjang memenuhi syarat, tetapi pembuktiannya lebih lemah.
Alur Penandatanganan dari Lapangan sampai Kantor Pusat
Alur berikut menggambarkan proses umum pada layanan e signature.
- Ubah laporan harian menjadi PDF setelah semua kolom dan foto progres terisi.
- Pilih layanan e signature, lalu buat akun untuk pelaksana serta pengawas.
- Unggah dokumen dan tentukan urutan penanda tangan, pelaksana lebih dulu.
- Letakkan kolom tanda tangan di halaman terakhir, dekat nama dan jabatan.
- Kirim undangan penandatanganan, lalu pastikan setiap pihak menerima notifikasi.
- Unduh berkas final beserta bukti penandatanganan untuk arsip proyek.
Ketika Progres Dipertanyakan di Akhir Bulan
Misalkan konsultan pengawas mempertanyakan progres pekerjaan pada akhir bulan. Kontraktor perlu menunjukkan laporan harian yang konsisten dengan angka di berita acara. Berkas bertanda waktu otomatis memudahkan penelusuran urutan kejadian. Tanpa itu, tim dapat terpaksa mengandalkan ingatan dan foto yang tersebar di ponsel.
Penelusuran semacam ini lebih mudah bila laporan memakai format seragam setiap hari. Nomor laporan berurutan membantu pihak lain melihat apakah ada hari yang terlewat. Foto progres dengan keterangan lokasi juga memperkuat isi laporan.
Memilih Jenis Tanda Tangan untuk Dokumen Proyek
Jenis tanda tangan memengaruhi kekuatan pembuktian dokumen. Perbandingan berikut merangkum kriteria utamanya.
Kriteria | Tersertifikasi | Tidak Tersertifikasi |
Penerbitan | Melalui penyelenggara sertifikasi elektronik | Tanpa jasa penyelenggara sertifikasi |
Verifikasi identitas | Melalui proses verifikasi identitas | Bergantung pada sistem yang dipakai |
Kekuatan pembuktian | Lebih kuat | Lebih lemah |
Risiko pemalsuan | Lebih rendah | Lebih rentan |
Penggunaan umum | Berita acara dan dokumen bernilai tinggi | Dokumen internal berisiko rendah |
Kebiasaan Kecil yang Menjaga Laporan Tetap Rapi
- Gunakan format PDF agar tata letak tidak bergeser setelah ditandatangani.
- Samakan penamaan berkas, misalnya tanggal, nama proyek, dan nomor laporan.
- Tetapkan batas waktu penandatanganan harian, misalnya satu jam setelah laporan dikirim.
- Pastikan setiap penanda tangan memakai akun pribadi, tanpa berbagi akses.
- Simpan salinan berkas bersama catatan aktivitas penandatanganan.
- Uji coba alur dengan satu laporan sebelum diterapkan ke seluruh paket pekerjaan.
- Latih pelaksana baru memakai aplikasi di ponsel, karena laporan sering diselesaikan langsung di lokasi proyek.
Pertanyaan yang Sering Muncul di Lapangan
- Apakah tanda tangan digital sah untuk laporan harian proyek? Sah bila memenuhi syarat Pasal 11 UU ITE, dan jenis tersertifikasi memiliki pembuktian lebih kuat.
- Apakah gambar tanda tangan basah di dalam PDF sudah cukup? Gambar hasil pindai dapat dianggap tanda tangan elektronik tidak tersertifikasi, tetapi pembuktiannya lebih lemah.
- Siapa yang perlu menandatangani laporan harian? Umumnya pelaksana dan pengawas, mengikuti ketentuan kontrak proyek masing-masing.
Arah Dokumentasi Proyek ke Depan
Dokumentasi proyek konstruksi bergerak ke arah yang lebih mudah ditelusuri. Tanda tangan elektronik membantu karena setiap persetujuan tercatat beserta waktu dan identitas penanda tangannya. Bagi tim yang mulai beralih, ezSign dapat menjadi referensi penyedia e signature. Panduan lengkapnya tersedia di ezSign, cara buat tanda tangan digital.
