Tanda tangan digital membuktikan siapa yang menyetujui dokumen, sedangkan emeterai adalah pajak atas dokumen tertentu. Keduanya berfungsi berbeda, tetapi sering dipakai bersamaan dalam kontrak proyek. Memahami batas fungsinya membantu tim proyek menghindari dokumen yang cacat administrasi.
Dua Fungsi yang Sering Tertukar di Meja Proyek
Sebuah kontraktor mengirim addendum kontrak ke klien melalui email. Klien membalas dengan tanda tangan berupa gambar yang ditempel di PDF. Dokumen itu terlihat lengkap, tetapi identitas penandatangannya sulit dibuktikan. Situasi seperti ini sering muncul saat proyek berjalan cepat.
Masalahnya, gambar tanda tangan bukan tanda tangan digital. Gambar itu mudah disalin dan tidak terhubung ke identitas penandatangan. Sementara emeterai sama sekali tidak menjawab persoalan identitas. Bagi tim proyek, perbedaan ini menentukan apakah dokumen tetap kuat saat diperiksa auditor atau pihak lawan.
Cara Kerja Tanda Tangan Digital pada Dokumen Kontrak
Tanda tangan digital memakai teknik kriptografi untuk mengikat identitas penandatangan dengan isi dokumen. Jika isi dokumen diubah setelah ditandatangani, tanda tangan akan dinyatakan tidak valid. Fungsi ini menjaga keaslian dan integritas dokumen.
Dalam regulasi Indonesia, tanda tangan elektronik tersertifikasi memakai sertifikat elektronik dari penyelenggara yang terdaftar. Jenis ini diakui memiliki kekuatan dan akibat hukum yang sah.
Apa yang Sebenarnya Dilakukan emeterai
Emeterai adalah bentuk elektronik dari meterai, yaitu bea atas dokumen tertentu. Tarif bea meterai yang berlaku sejak 2021 adalah Rp10.000 per dokumen. Dokumen yang menyebut nilai uang di atas Rp5 juta umumnya wajib dibubuhi meterai.
Kontrak proyek biasanya masuk kategori ini karena memuat nilai pekerjaan. Meterai elektronik diterbitkan melalui sistem resmi dan memiliki kode unik pada setiap lembarnya. Kode itu membantu pengecekan keabsahan meterai.
Perbandingan Singkat untuk Tim Legal dan Proyek
Kriteria | Tanda Tangan Digital | emeterai |
Fungsi utama | Mengikat identitas penandatangan pada dokumen | Melunasi bea meterai atas dokumen |
Yang dibuktikan | Keaslian dan keutuhan dokumen | Pembayaran pajak dokumen |
Dasar pengaturan | UU ITE dan PP 71/2019 | UU 10/2020 tentang Bea Meterai |
Jika tidak ada | Identitas dan keutuhan dokumen sulit dibuktikan | Perlu pemeteraian kemudian sebelum jadi alat bukti |
Kontrak tanpa meterai tetap sah sebagai perjanjian. Namun, dokumen perlu pemeteraian kemudian sebelum dipakai sebagai alat bukti di pengadilan. Dua instrumen ini saling melengkapi dan tidak saling menggantikan. Memeriksa keduanya sebelum pengarsipan mengurangi risiko dokumen bermasalah saat dibutuhkan.
Urutan Kerja yang Aman untuk Dokumen Proyek
Lima langkah ini bisa diterapkan pada kontrak maupun addendum:
- Pastikan setiap penandatangan memiliki sertifikat elektronik yang masih berlaku.
- Kunci isi kontrak sebelum proses tanda tangan dimulai, karena revisi susulan merusak validitas tanda tangan.
- Periksa nilai uang pada dokumen untuk menentukan kewajiban emeterai.
- Ikuti urutan pembubuhan meterai dan tanda tangan sesuai ketentuan penyedia layanan.
- Simpan dokumen final bersama bukti meterai dan catatan proses penandatanganan.
Kesalahan Kecil yang Bisa Berujung Sengketa
Proyek dengan banyak pihak menghasilkan banyak addendum dan berita acara. Tidak semuanya butuh meterai, tetapi semuanya butuh penandatangan yang terverifikasi. Tim sering menganggap dokumen bermeterai otomatis terverifikasi. Anggapan itu keliru karena meterai tidak menyentuh urusan identitas.
Bayangkan subkontraktor menyangkal pernah menyetujui perubahan volume pekerjaan. Tanpa jejak tanda tangan yang terverifikasi, pembuktiannya menjadi sulit.
Pertanyaan yang Sering Muncul di Lapangan
- Apakah emeterai bisa menggantikan tanda tangan digital?
Tidak, karena emeterai hanya menyangkut bea dokumen, bukan identitas penandatangan. - Apakah kontrak tanpa emeterai menjadi tidak sah?
Tidak, kontrak tetap sah sebagai perjanjian, tetapi perlu pemeteraian kemudian sebelum dijadikan alat bukti. - Apakah tanda tangan digital bisa dipakai untuk kontrak proyek?
Bisa, selama dokumennya bukan jenis yang menurut undang-undang wajib berbentuk akta notariil.
Arah Dokumen Proyek ke Depan
Dokumen kontrak proyek kian bergerak ke arah digital, sehingga fungsi tiap instrumen perlu dipahami dengan jelas. Tanda tangan digital menjaga keaslian dan identitas, sedangkan emeterai memenuhi kewajiban bea dokumen. Perusahaan yang ingin mempelajari penerapannya dapat merujuk pada ezSign sebagai penyedia solusi yang berfokus di bidang ini. Panduan lengkapnya tersedia melalui pelajari selengkapnya solusi tanda tangan digital dan emeterai di sini.
