Tanda tangan digital pada surat pernyataan kepatuhan perusahaan dapat berlaku sah selama memenuhi syarat hukum. Keabsahannya bergantung pada keaslian penanda tangan, keutuhan dokumen, dan jenis tanda tangan yang dipakai. Penyelenggara tersertifikasi umumnya lebih mudah dibuktikan saat audit.
Mengapa Tinta Basah Mulai Ditinggalkan
Surat pernyataan kepatuhan biasanya memuat komitmen perusahaan terhadap regulasi, antikorupsi, atau tata kelola. Mitra bisnis, auditor, dan instansi sering memintanya secara berkala. Prosesnya kerap tersendat karena penanda tangan berada di lokasi berbeda.
Bayangkan manajer kepatuhan yang harus mengumpulkan tiga tanda tangan direksi sebelum tenggat audit. Dokumen fisik harus dikirim satu per satu. Dengan tanda tangan digital, dokumen berpindah lewat sistem dan jeda pengiriman berkurang.
Landasan Hukum yang Perlu Dipahami
UU ITE menyatakan tanda tangan elektronik memiliki kekuatan dan akibat hukum yang sah bila memenuhi persyaratan. Aturan teknisnya tertuang dalam PP Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik. Regulasi itu membedakan tanda tangan elektronik tersertifikasi dan tidak tersertifikasi.
Istilah e signature sering dipakai untuk keduanya. Padahal, bobot pembuktiannya tidak selalu sama. Perbedaan itu penting bagi dokumen yang rawan diperiksa.
Dua Jenis Tanda Tangan, Dua Tingkat Kepastian
Perbandingan berikut membantu menentukan jenis yang sesuai kebutuhan.
Kriteria | Tersertifikasi | Tidak tersertifikasi |
Penerbit sertifikat | Penyelenggara sertifikasi elektronik | Tidak diwajibkan |
Verifikasi identitas | Melalui proses identifikasi terdaftar | Mengikuti kebijakan sistem |
Pembuktian saat sengketa | Relatif lebih mudah | Perlu bukti pendukung |
Cocok untuk | Dokumen berisiko tinggi | Dokumen internal berisiko rendah |
Saat Audit Datang: Gambar Tanda Tangan Tidak Cukup
Persoalan biasanya bukan pada format digitalnya. Masalah lebih sering muncul dari berkas yang sulit diverifikasi. Contohnya, gambar tanda tangan yang ditempel pada PDF tanpa jejak audit. Gambar semacam itu mudah disalin, sehingga keasliannya sulit dibuktikan.
Tips Memilih Penyedia dan Menyiapkan Dokumen
- Pastikan penyedia terdaftar sebagai penyelenggara sertifikasi elektronik di Komdigi.
- Periksa apakah ada jejak audit berisi waktu dan identitas tiap penanda tangan.
- Uji apakah dokumen terkunci setelah ditandatangani, sehingga perubahan terdeteksi.
- Atur urutan penanda tangan sesuai jenjang direksi atau pejabat berwenang.
- Tentukan kebutuhan meterai elektronik sebelum dokumen dikirim.
- Simpan dokumen akhir beserta sertifikat penandatanganan untuk arsip audit.
Gambaran alur penerapannya bisa dilihat pada informasi tanda tangan digital perusahaan, cek di sini, sebelum penyedia dipilih.
Celah Keamanan yang Sering Terlewat
Tanda tangan digital hanya seaman akun penggunanya. Berbagi kata sandi dengan sekretaris, misalnya, merusak dasar pembuktiannya. Karena itu, otorisasi sebaiknya tetap melekat pada pejabat yang menandatangani. Penggunaan autentikasi dua langkah menambah lapisan perlindungan.
Kebijakan internal juga perlu mengatur siapa boleh menandatangani atas nama perusahaan. Tanpa aturan itu, dokumen bisa dipersoalkan walau tanda tangannya valid.
Dampaknya pada Kerja Tim Kepatuhan
Perubahan paling terasa ada pada pelacakan status dokumen. Tim kepatuhan dapat melihat siapa yang sudah menandatangani dan siapa yang belum. Fitur pengingat, bila tersedia, mengurangi kebutuhan menagih lewat pesan satu per satu.
Arsip digital juga memudahkan pencarian ketika auditor meminta dokumen tahun sebelumnya. Dokumen tidak lagi tersebar di lemari berkas beberapa kantor. Namun, kerapian arsip tetap bergantung pada penamaan dan hak akses yang disiplin.
Jawaban Singkat untuk Keraguan Umum
- Apakah tanda tangan digital sah untuk surat pernyataan kepatuhan?
Sah selama memenuhi persyaratan dalam UU ITE dan aturan turunannya. - Apakah surat pernyataan yang diteken secara elektronik tetap perlu meterai?
Surat pernyataan termasuk dokumen yang dapat dikenai bea meterai, sehingga ketentuan terbarunya perlu dicek. - Apakah gambar tanda tangan di PDF sama dengan e signature?
Tidak, karena gambar saja tidak membuktikan identitas maupun keutuhan dokumen.
Menatap Dokumen Kepatuhan ke Depan
Digitalisasi dokumen kepatuhan diperkirakan terus meluas seiring tuntutan audit yang lebih cepat dan transparan. Perusahaan akan makin menimbang verifikasi identitas dan jejak audit, bukan sekadar tampilan tanda tangan. Penyedia seperti ezSign dapat menjadi salah satu rujukan profesional bagi perusahaan yang menyiapkan alur persetujuan semacam itu. Pada akhirnya, kepatuhan hukum dan disiplin internal tetap menentukan kekuatan dokumen.
