Dokumen proyek yang ditandatangani pihak tanpa kewenangan berisiko dipersoalkan keabsahannya. Akibatnya bisa berupa sengketa pembayaran, pembatalan perjanjian, hingga gugatan ganti rugi. Tanda tangan digital membantu membuktikan identitas, tetapi kewenangan tetap harus diperiksa terpisah.
Satu Tanda Tangan, Satu Termin Pembayaran Tertahan
Bayangkan seorang manajer proyek menyetujui perubahan lingkup pekerjaan bernilai besar. Ia hanya berpegang pada persetujuan lisan atasan. Pemilik proyek lalu menolak membayar karena dokumen tidak ditandatangani direksi.
Kasus serupa dapat muncul pada proyek dengan banyak subkontraktor. Satu dokumen cacat kewenangan bisa menahan seluruh alur penagihan.
Siapa yang Sebenarnya Berhak Menandatangani?
Dalam perseroan terbatas, direksi pada dasarnya berwenang mewakili perusahaan di dalam maupun di luar pengadilan. Ketentuan itu diatur dalam Undang-Undang Perseroan Terbatas. Batas kewenangan direksi biasanya tercantum dalam anggaran dasar perusahaan. Pihak lain boleh bertindak atas nama perusahaan jika memegang surat kuasa.
Pasal 1797 KUHPerdata melarang penerima kuasa bertindak melampaui kuasanya. Berdasarkan Pasal 1807, pemberi kuasa umumnya tidak terikat tindakan di luar kuasa, kecuali menyetujuinya.
Konsekuensi bagi Perusahaan dan Individu
Perjanjian yang ditandatangani tanpa kewenangan dapat dimintakan pembatalan atau dianggap tidak mengikat perusahaan. Akibatnya, pembayaran tertunda dan hubungan dengan mitra proyek memburuk. Penanda tangan juga berpotensi digugat secara pribadi atas perbuatan melawan hukum.
Sengketa semacam ini juga menguras waktu dan biaya. Proyek bisa terhenti selama pihak-pihak menunggu kejelasan status dokumen.
Batas Kemampuan Tanda Tangan Digital
UU ITE mengakui tanda tangan elektronik memiliki akibat hukum yang sah jika memenuhi persyaratan tertentu. Salah satunya, data pembuatan tanda tangan hanya terkait dengan penanda tangan. Perubahan setelah penandatanganan juga harus dapat diketahui.
Tanda tangan digital berbasis sertifikat mampu memenuhi aspek tersebut lewat kriptografi. Namun teknologi hanya membuktikan siapa yang menandatangani. Kewenangan orang itu tetap bergantung pada akta pendirian dan surat kuasa.
Contohnya, direktur utama yang sudah mengundurkan diri masih memegang sertifikat aktif. Sistem tetap mengenali identitasnya, padahal kewenangannya telah berakhir.
Fungsi Sertifikat Elektronik sebagai KTP Digital
Fungsi sertifikat elektronik adalah mengikat identitas pemilik dengan kunci kriptografi yang dipakai menandatangani. Sertifikat diterbitkan penyelenggara sertifikasi elektronik yang terdaftar di pemerintah. Penerima dokumen dapat memeriksa apakah sertifikat masih berlaku atau sudah dicabut. Tanpa sertifikat, keterkaitan tanda tangan dengan identitas penanda tangan lebih sulit dibuktikan.
Untuk penjelasan lebih rinci, cek di sini seputar tanda tangan digital dan fungsi sertifikat elektronik. Cara kerjanya mirip KTP: identitas hanya diakui jika datanya valid dan belum kedaluwarsa.
Perbandingan Aspek yang Perlu Diperiksa
Pemeriksaan sebaiknya mencakup empat aspek berikut sebelum dokumen disahkan.
Aspek | Pertanyaan Kunci | Bukti Pendukung |
Identitas | Siapa yang menandatangani? | Sertifikat elektronik |
Kewenangan | Apakah berhak mewakili? | Akta pendirian, SK direksi |
Batas nilai | Apakah nominal masih dalam batas? | Anggaran dasar, surat kuasa |
Keutuhan | Apakah isi dokumen berubah? | Tanda tangan digital |
Langkah Praktis Sebelum Dokumen Ditandatangani
Daftar berikut bisa dijadikan prosedur standar bagian legal atau administrasi proyek.
- Minta akta pendirian dan SK pengangkatan direksi terbaru.
- Pastikan surat kuasa memuat jenis tindakan dan batas nilainya.
- Cocokkan nama penanda tangan dengan data sertifikat elektronik.
- Periksa masa berlaku sertifikat saat dokumen ditandatangani.
- Simpan jejak audit dokumen sebagai arsip proyek.
Tanya Jawab Singkat
- Apakah tanda tangan digital otomatis membuktikan kewenangan? Tidak, tanda tangan digital hanya membuktikan identitas, sedangkan kewenangan dibuktikan lewat akta dan surat kuasa.
- Apa yang terjadi jika sertifikat elektronik kedaluwarsa? Tanda tangan yang dibuat setelah masa berlaku berakhir berpotensi dipersoalkan keabsahannya.
- Siapa yang bisa dimintai tanggung jawab atas dokumen cacat kewenangan? Penanda tangan berpotensi bertanggung jawab secara pribadi, selain dampak yang ditanggung perusahaan.
Arah Tata Kelola Dokumen Proyek ke Depan
Digitalisasi dokumen proyek diperkirakan terus mendorong pemeriksaan identitas dan kewenangan berjalan beriringan. Praktik terbaik menggabungkan sertifikat elektronik, dokumen korporasi, dan jejak audit yang rapi. Platform seperti ezSign dapat menjadi salah satu rujukan profesional untuk penerapan tanda tangan digital bersertifikat. Pada akhirnya, kepastian hukum bergantung pada disiplin memeriksa siapa yang berhak menandatangani.
